ПОЛОЖЕНИЕ о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов

>>>скачать<<<

РАССМОТРЕНО
на заседании методического совета протокол №______
«_____»________________20_____г.
УТВЕРЖДАЮ
Директор________________
Шунейкина С.И.
«_____»_________________20_____г.

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов
Государственного бюджетного образовательного учреждения
среднего профессионального образования
Московской области
«Московский геологоразведочный техникум»

  1. Общие положения

1.1. Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся является локальным нормативным актом ГБОУ СПО МО «Московский геологоразведочный техникум» (далее — ГБОУ СПО МО МГРТ, техникум) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов.

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:

  • Федеральным Законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
  • Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
  • Основными правилами работы архивов организаций (одобрено решением коллегии Росархива от 06.02.2002)
  • Приказом Россвязькомнадзора от 17.07.2008 № 08 «Об утверждении образца формы уведомления об обработке персональных данных»
  • Письмом Рособразования от 29.07.2009 № 17-110 «Об обеспечении защиты персональных данных» (с «Информацией об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных»)
  • Уставом техникума
  • Правилами приема

1.3.   Положение обязательно к применению во всех структурных
подразделениях ГБОУ СПО МО МГРТ, ответственных за формирование, ведение
и хранение личных дел студентов (приемная комиссия), секретарь учебной части. В
обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать
установленные настоящим Положением сроки (Приложение 1).

1.4.   Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающихся,
относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.

При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие требования:

  • не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без
    письменного       согласия       обучающихся,       за       исключением       случаев,       когда       это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью студента, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;
  • не сообщать персональные данные студента в коммерческих целях без его письменного согласия;
  • предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные студента, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;
  • разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам техникума, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
  • не запрашивать информацию о состоянии здоровья студента, за исключением
    тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения
    обучающимися образовательных услуг.

1.5.   Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть
выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном
порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры,
миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора техникума.

Оригиналы документов, из личного дела обучающихся выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.

1.6.   Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение,
обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную,
материальную,          гражданско-правовую,        административную  и          уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на администрацию учебного заведения.

  1. Состав документов личного дела

 2.1.      Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения об
обучающемся в техникуме. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На
обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество.

2.2.      В состав личного дела студента входят следующие документы:

  • заявление на имя директора о приеме в ГБОУ СПО МО МГРТ;
  • документ об образовании государственного образца (подлинник или копия, заверенная в нотариальном порядке или в ГБОУ СПО МО МГРТ)
  • фотографии размером 3×4;
  • медицинская справка формы № 086у;
  • учебная карточка студента;
  • выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту;
  • заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе академическая справка;
  • студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);
  • обходной лист (вкладывается при отчислении);
  • копия диплома и приложения к нему, выданные ГБОУ СПО МО МГРТ.
  1. Формирование личных дел

 3.1.      На каждого поступающего в техникум в Приемной
комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о
приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов.

3.2.      К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии в
учебную часть оно должно содержать следующие документы:

  • Документ об образовании
  • Медицинская справка № 086у
  • Фото 8 штук 3×4
  • Паспорт или свидетельство о рождении

При зачислении студента для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного заведения, его личное дело формируется секретарем учебной части, в котором дополнительно должно быть предусмотрена академическая справка.

Личные дела (с копиями документов) абитуриентов, не зачисленных в число студентов, расформировываются и уничтожаются работниками Приемной комиссии в течение недели до начала учебного года.

  1. Ведение личных дел в период обучения

 4.1.Во время обучения студентов ответственность за ведение их личных дел возлагается на секретаря учебной части, в должностные обязанности которого входит работа с личными делами.

4.2.На секретаря учебной части возлагается оформление студенческих билетов и зачетных книжек.

Оформление заказов на изготовление бланков студенческих билетов и зачетных книжек.

Зачетные книжки подписываются директором техникума и заверяются печатью ГБОУ СПО МО МГРТ.Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.

При отчислении студента из ГБОУ СПО МО МГРТ студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело.

4.3. При переводе студента внутри учебного заведения с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других   изменениях   студенту сохраняется   зачетная   книжка,   в   которую   вносятся соответствующие   исправления,   заверенные   подписью   директора   и   печатью.   На личном деле делается отметка о соответствующем приказе.

4.4.      При восстановлении студента, отчисленного из техникума,
продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело
студента включается заявление о восстановлении на имя директора, на личном деле
делается отметка о соответствующем приказе, копия приказа о восстановлении,
новый договор на оказание образовательных услуг. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле.

4.5.      На каждого обучающегося всех форм обучения секретарем учебной части
заводится учебная карточка студента по установленной форме, которая заполняется
на протяжении всего срока обучения студента в техникуме. Выполнение учебного
плана по семестрам и курсам фиксируется указанием номеров приказов о переводе с
курса на курс.По окончании обучения или выбытии студента из техникума учебная карточка приобщается в личное дело студента.

4.6. При отчислении обучающегося из ГБОУ СПО МО МГРТ в личное дело вносятся:

  • отметка о приказе об отчислении;
  • учебная карточка студента;
  • студенческий билет и зачетная книжка;
  • копия академической справки или копия аттестата (об основном общем образовании или об основном (полном) общем образовании)) (при досрочном отчислении);
  • копия документа об образовании, полученного в ГБОУ СПО (ССУЗ) ЮЭТ, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения);
  • копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент
    зачисления в ГБОУ СПО МО МГРТ (в случае если в деле хранился подлинник).
  • оформленный обходной лист.
  1. Хранение личных дел

 5.1. В период поступления и обучения студента в ГБОУ СПО МО МГРТ его личное   дело   хранится   в   учебной   части.   Доступ   к   личным   делам   имеет   только секретарь учебной   части, отвечающий     за     ведение   и     хранение     личных   дел обучающихся.

5.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося также имеют: директор, зам. директора по учебной работе и сотрудники приемной комиссии.Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора.

5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения директора и уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий имеющихся документов.

5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.

5.5. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в техникуме, производит секретарь учебной части, выполняя следующие операции:

5.5.1. Вложение в личное дело следующих документов:

  • полностью заполненную учебную карточку студента;
  • отметка о приказе об отчислении;
  • копию академической справки, аттестата (об основном общем образовании), аттестата об основном (полном) общем образовании;
  • оформленный обходной лист;
  • студенческий билет;
  • зачетную книжку;

5.5.2. Выдачу документа государственного     образца          об        образовании, представленного     при   поступлении   в     техникуме,     под   подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;
5.5.3. Хранение личного дела до передачи его в архив техникум.
5.5.4. Передача личных дел в архив техникума.

5.6. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в связи с окончанием ГБОУ СПО МО МГРТ, производит секретарь учебной части, выполняя следующие операции:

-вложение в личное дело документов в связи с отчислением:

  • полностью заполненную учебную карточку студента;
  • отметка о приказе, об окончании обучения в техникуме;
  • заверенную директором копию диплома с приложением;
  • оформленный обходной лист;
  • студенческий билет;
  • зачетную книжку.
  • выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в ГБОУ СПО МО МГРТ, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;
  • закрытие личного дела с вложением листа-заверителя;
  • хранение личного дела до передачи его в архив ГБОУ СПО МО МГРТ;
  • составление акта и описи на передачу личных дел в архив техникума;
  • передачу личных дел в архив ГБОУ СПО МО МГРТ.

5.7. Личные дела студентов, отчисленных из техникума, передаются на хранение в архив техникума. Передача личных дел в архив осуществляется по акту в начале календарного года общим списком.

5.8. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом.

5.9. Личные дела студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе.

 Приложение 1

Сроки производства и передачи документации в личное дело студента

Виды работ с документами Ответственный исполнитель Сроки производства
1 Оформление личного дела абитуриента Приемная комиссия

В период работы

Приемной комиссии

2 Передача личных дел зачисленных абитуриентов в учебную часть Приемная комиссия За 10 дней до начала учебного года
3 Проверка полноты содержания личных дел, присвоение номеров Учебная часть

В течение 10 дней

до начала учебного года

4 Оформление студенческих билетов Учебная часть Сентябрь
5 Оформление зачетных книжек Учебная часть Семестр
6 Внесение анкетных данных в учебную карточку студента Учебная часть 1 месяц после зачисления
7 Внесение результатов промежуточной аттестации в учебную карточку Учебная часть

Месяц

после окончания сессии

8 Внесение результатов итоговой государственной аттестации в учебную карточку Учебная часть

1 месяц

после окончания итоговой государственной аттестации

9 Внесение итоговых записей в учебную карточку в случае досрочного отчисления или отчисления в связи с окончанием обучения Учебная часть 1 месяц после отчисления
10 Подготовка личного дела к сдаче в архив: проверка комплектности документов, полноты и правильности их заполнения Учебная часть 1 месяц после отчисления
11 Прием личных дел в архив Архив 1 месяц после отчисления

 

Comments are closed