| РАССМОТРЕНО на заседании методического совета протокол №______ «_____»________________20_____г. |
УТВЕРЖДАЮ Директор________________ Шунейкина С.И. «_____»_________________20_____г. |
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов
Государственного бюджетного образовательного учреждения
среднего профессионального образования
Московской области
«Московский геологоразведочный техникум»
- Общие положения
1.1. Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся является локальным нормативным актом ГБОУ СПО МО «Московский геологоразведочный техникум» (далее — ГБОУ СПО МО МГРТ, техникум) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов.
1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:
- Федеральным Законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
- Основными правилами работы архивов организаций (одобрено решением коллегии Росархива от 06.02.2002)
- Приказом Россвязькомнадзора от 17.07.2008 № 08 «Об утверждении образца формы уведомления об обработке персональных данных»
- Письмом Рособразования от 29.07.2009 № 17-110 «Об обеспечении защиты персональных данных» (с «Информацией об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных»)
- Уставом техникума
- Правилами приема
1.3. Положение обязательно к применению во всех структурных
подразделениях ГБОУ СПО МО МГРТ, ответственных за формирование, ведение
и хранение личных дел студентов (приемная комиссия), секретарь учебной части. В
обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать
установленные настоящим Положением сроки (Приложение 1).
1.4. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающихся,
относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.
При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие требования:
- не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без
письменного согласия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью студента, а также в других случаях, предусмотренных законодательством; - не сообщать персональные данные студента в коммерческих целях без его письменного согласия;
- предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные студента, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;
- разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам техникума, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
- не запрашивать информацию о состоянии здоровья студента, за исключением
тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения
обучающимися образовательных услуг.
1.5. Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть
выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном
порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры,
миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора техникума.
Оригиналы документов, из личного дела обучающихся выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.
1.6. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение,
обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную,
материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на администрацию учебного заведения.
- Состав документов личного дела
2.1. Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения об
обучающемся в техникуме. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На
обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество.
2.2. В состав личного дела студента входят следующие документы:
- заявление на имя директора о приеме в ГБОУ СПО МО МГРТ;
- документ об образовании государственного образца (подлинник или копия, заверенная в нотариальном порядке или в ГБОУ СПО МО МГРТ)
- фотографии размером 3×4;
- медицинская справка формы № 086у;
- учебная карточка студента;
- выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту;
- заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе академическая справка;
- студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);
- обходной лист (вкладывается при отчислении);
- копия диплома и приложения к нему, выданные ГБОУ СПО МО МГРТ.
- Формирование личных дел
3.1. На каждого поступающего в техникум в Приемной
комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о
приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов.
3.2. К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии в
учебную часть оно должно содержать следующие документы:
- Документ об образовании
- Медицинская справка № 086у
- Фото 8 штук 3×4
- Паспорт или свидетельство о рождении
При зачислении студента для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного заведения, его личное дело формируется секретарем учебной части, в котором дополнительно должно быть предусмотрена академическая справка.
Личные дела (с копиями документов) абитуриентов, не зачисленных в число студентов, расформировываются и уничтожаются работниками Приемной комиссии в течение недели до начала учебного года.
- Ведение личных дел в период обучения
4.1.Во время обучения студентов ответственность за ведение их личных дел возлагается на секретаря учебной части, в должностные обязанности которого входит работа с личными делами.
4.2.На секретаря учебной части возлагается оформление студенческих билетов и зачетных книжек.
Оформление заказов на изготовление бланков студенческих билетов и зачетных книжек.
Зачетные книжки подписываются директором техникума и заверяются печатью ГБОУ СПО МО МГРТ.Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.
При отчислении студента из ГБОУ СПО МО МГРТ студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело.
4.3. При переводе студента внутри учебного заведения с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью директора и печатью. На личном деле делается отметка о соответствующем приказе.
4.4. При восстановлении студента, отчисленного из техникума,
продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело
студента включается заявление о восстановлении на имя директора, на личном деле
делается отметка о соответствующем приказе, копия приказа о восстановлении,
новый договор на оказание образовательных услуг. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле.
4.5. На каждого обучающегося всех форм обучения секретарем учебной части
заводится учебная карточка студента по установленной форме, которая заполняется
на протяжении всего срока обучения студента в техникуме. Выполнение учебного
плана по семестрам и курсам фиксируется указанием номеров приказов о переводе с
курса на курс.По окончании обучения или выбытии студента из техникума учебная карточка приобщается в личное дело студента.
4.6. При отчислении обучающегося из ГБОУ СПО МО МГРТ в личное дело вносятся:
- отметка о приказе об отчислении;
- учебная карточка студента;
- студенческий билет и зачетная книжка;
- копия академической справки или копия аттестата (об основном общем образовании или об основном (полном) общем образовании)) (при досрочном отчислении);
- копия документа об образовании, полученного в ГБОУ СПО (ССУЗ) ЮЭТ, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения);
- копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент
зачисления в ГБОУ СПО МО МГРТ (в случае если в деле хранился подлинник). - оформленный обходной лист.
- Хранение личных дел
5.1. В период поступления и обучения студента в ГБОУ СПО МО МГРТ его личное дело хранится в учебной части. Доступ к личным делам имеет только секретарь учебной части, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся.
5.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося также имеют: директор, зам. директора по учебной работе и сотрудники приемной комиссии.Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора.
5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения директора и уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий имеющихся документов.
5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.
5.5. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в техникуме, производит секретарь учебной части, выполняя следующие операции:
5.5.1. Вложение в личное дело следующих документов:
- полностью заполненную учебную карточку студента;
- отметка о приказе об отчислении;
- копию академической справки, аттестата (об основном общем образовании), аттестата об основном (полном) общем образовании;
- оформленный обходной лист;
- студенческий билет;
- зачетную книжку;
5.5.2. Выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в техникуме, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;
5.5.3. Хранение личного дела до передачи его в архив техникум.
5.5.4. Передача личных дел в архив техникума.
5.6. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в связи с окончанием ГБОУ СПО МО МГРТ, производит секретарь учебной части, выполняя следующие операции:
-вложение в личное дело документов в связи с отчислением:
- полностью заполненную учебную карточку студента;
- отметка о приказе, об окончании обучения в техникуме;
- заверенную директором копию диплома с приложением;
- оформленный обходной лист;
- студенческий билет;
- зачетную книжку.
- выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в ГБОУ СПО МО МГРТ, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;
- закрытие личного дела с вложением листа-заверителя;
- хранение личного дела до передачи его в архив ГБОУ СПО МО МГРТ;
- составление акта и описи на передачу личных дел в архив техникума;
- передачу личных дел в архив ГБОУ СПО МО МГРТ.
5.7. Личные дела студентов, отчисленных из техникума, передаются на хранение в архив техникума. Передача личных дел в архив осуществляется по акту в начале календарного года общим списком.
5.8. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом.
5.9. Личные дела студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе.
Приложение 1
Сроки производства и передачи документации в личное дело студента
| № | Виды работ с документами | Ответственный исполнитель | Сроки производства |
| 1 | Оформление личного дела абитуриента | Приемная комиссия |
В период работы Приемной комиссии |
| 2 | Передача личных дел зачисленных абитуриентов в учебную часть | Приемная комиссия | За 10 дней до начала учебного года |
| 3 | Проверка полноты содержания личных дел, присвоение номеров | Учебная часть |
В течение 10 дней до начала учебного года |
| 4 | Оформление студенческих билетов | Учебная часть | Сентябрь |
| 5 | Оформление зачетных книжек | Учебная часть | Семестр |
| 6 | Внесение анкетных данных в учебную карточку студента | Учебная часть | 1 месяц после зачисления |
| 7 | Внесение результатов промежуточной аттестации в учебную карточку | Учебная часть |
Месяц после окончания сессии |
| 8 | Внесение результатов итоговой государственной аттестации в учебную карточку | Учебная часть |
1 месяц после окончания итоговой государственной аттестации |
| 9 | Внесение итоговых записей в учебную карточку в случае досрочного отчисления или отчисления в связи с окончанием обучения | Учебная часть | 1 месяц после отчисления |
| 10 | Подготовка личного дела к сдаче в архив: проверка комплектности документов, полноты и правильности их заполнения | Учебная часть | 1 месяц после отчисления |
| 11 | Прием личных дел в архив | Архив | 1 месяц после отчисления |
